Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele ke dni 1.7.2026

Nové účinnosti zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele ke dni 1.7.2026

Vztahy mezi zaměstnavateli a státem čeká k 1. červenci 2026 zásadní změna. Právě k tomuto datu nabývají účinnosti klíčová ustanovení zákona o Jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ), která zásadně mění pravidla mzdové a personální evidence. Nová právní úprava se týká především registrace firem v předstihu, povinného hlášení zaměstnanců ještě před začátkem jejich práce a zavedení právní fikce pro sběr dat. Reforma sleduje cíl digitalizace, kdy se ČSSZ stává centrálním komunikačním uzlem pro veškeré údaje, které následně sdílí s ostatními úřady. Následující text rozebírá hlavní oblasti nové účinnosti, na které by se právní prověrka měla v praxi soustředit.

Podle nové účinnosti zákona je zaměstnavatel povinen přihlásit se do evidence nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec (nejdříve však 15 dnů před tímto dnem). Pro mzdové účtárny platí stejná pravidla a lhůta – zaměstnavatel je musí zaregistrovat ve stejném předstihu společně s firmou. Výjimka nastává pouze v situaci, kdy je mzdová účtárna zřízena až dodatečně v průběhu fungování firmy. V takovém případě je lhůta pro její přihlášení do 8 dnů od jejího zřízení. Pokud tyto lhůty nebudou respektovány, hrozí za nezaevidování samotné firmy pokuta až do výše 100 000 Kč, zatímco za opomenutí registrace mzdové účtárny může úřad vyměřit až 50 000 Kč.

Současně se mění způsob správy mzdových účtáren. Nově musí zaměstnavatel s přihlášením účtárny přesně definovat okruh zaměstnanců, pro které tato účtárna vede evidenci mezd nebo platů. To je klíčové zejména u větších firem, které mají agendu rozdělenou mezi více pracovišť. Stát tímto krokem cílí na vyšší efektivitu. Pokud ČSSZ zjistí v hlášení chybu, bude díky této evidenci komunikovat přímo s konkrétní mzdovou účtárnou, nikoliv se statutárním orgánem firmy.

Celý tento proces registrace a následných změn bude probíhat výhradně elektronicky, což je základní podmínka pro fungování celého systému JMHZ. Pokud dojde k jakékoli změně zapsaných údajů nebo ke zrušení mzdové účtárny, je zaměstnavatel povinen to oznámit či účtárnu odhlásit ve lhůtě do 8 dnů. Stejná lhůta platí i pro odhlášení samotného zaměstnavatele poté, co přestal zaměstnávat posledního zaměstnance. Pokud by firma tyto povinnosti nesplnila ani na výzvu, ČSSZ provede zápis či změnu z moci úřední. Za porušení těchto provozních povinností se vystavujete dalším sankcím. Opožděné nahlášení změn u firmy vás může vyjít až na 20 000 Kč, zatímco za pozdní odhlášení mzdové účtárny nebo samotné firmy po odchodu posledního pracovníka hrozí pokuta až 50 000 Kč.

U samotných pracovníků přichází zásadní změna v tom, že musí zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce. Pokud tuto základní povinnost nesplníte a zaměstnance včas nepřihlásíte (případně v přihlášce uvedete nesprávný údaj), hrozí sankce až do výše 100 000 Kč. Pro mzdové účtárny však u tuzemských pracovníků platí úleva v podobě tzv. částečného přihlášení: před nástupem stačí zaslat jen základní identifikační balíček (jméno, rodné číslo, státní občanství apod.) a ostatní chybějící údaje doplnit do 8 dnů od nástupu do zaměstnání. Pokud ale tato osmidenní lhůta pro doplnění dat u Čecha není dodržena, hrozí pokuta až do výše 20 000 Kč. U cizinců tato výjimka neplatí a přihláška musí být předem stoprocentně kompletní. Pro efektivitu mají firmy právo požadovat personální údaje od budoucího zaměstnance s předstihem.

Jakmile pracovník v evidenci figuruje, platí standardní lhůta 8 dní pro hlášení následných změn, odhlášení po skončení zaměstnání (při nedodržení hrozí pokuta až 50 000 Kč) nebo pro oznámení, že nahlášený pracovník do práce nakonec vůbec nenastoupil (při opomenutí hrozí pokuta až 20 000 Kč). Pokud navíc zaměstnanec vykonává u jedné firmy více souběžných zaměstnání, musí se všechny tyto povinnosti plnit pro každé z nich samostatně. Zdaleka největším finančním rizikem pro firmy je však samotné měsíční hlášení. Pokud ho vůbec neodešlete, nebo ho podáte tak vadné, že bude pro úřad neúčinné, může vám úřad udělit pokutu ve výši 5 000 Kč vynásobenou počtem všech vašich evidovaných zaměstnanců k poslednímu dni daného měsíce.

Závěrem je nutné zdůraznit, že samotný nový systém již v praxi běží, avšak s příchodem léta se pravidla nekompromisně zpřísňují a lhůty pro hlášení se výrazně zkracují. Zaměstnavatelé si proto musí na nové, kratší termíny dávat obrovský pozor a začít jednat včas, protože nastavené pokuty za sebemenší opomenutí u firem, účtáren i zaměstnanců rozhodně nejsou malé a pro leckterou společnost by mohly mít fatální finanční následky.